Arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi

QAYDASI

1. Bu sənəd “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun müddəalarına uyğun olaraq arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi qaydalarını məhv edilməsi qaydalarını müəyyən edir.

2. Arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi işi mövcud prinsip və meyarlar əsasında sənədlərin elmi və əməli dəyərinin ekspertizası nəticəsində müəyyən olunur.

3. Azərbaycan Respublikası ərazisində sənədlərin elmi və əməli dəyərinin ekspertizası işi bilavasitə idarələrin kargüzarlığında, idarə arxivlərində və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında həyata keçirilir.[27]

4. Dövlət və qeyri-dövlət idarə, təşkilat, müəssisələrində arxiv sənədlərinin ekspertizasını həyata keçirmək, onların elmi-əməli əhəmiyyəti olanlarını daimi mühafizə edilmək məqsədi ilə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına vermək, elmi-əməli əhəmiyyəti olmayanlarını isə məhv etmək üçün seçib ayırmaq və bu işləri rəsmiləşdirmək məqsədi ilə həmin qurumlarda daimi fəaliyyət göstərən Ekspert Komissiyaları (EK), tərkibində geniş təşkilat şəbəkəsi olan nazirlik, komitə, şirkət, konsern və birliklərdə isə arxiv sənədlərinin ekspertizasını həyata keçirmək, habelə tabe təşkilatlarda ekspert işinə rəhbərlik və metodiki köməklik göstərmək məqsədi ilə daimi fəaliyyət göstərən Mərkəzi Ekspert Komissiyası (MEK) yaradılır.[28]

5. Nazirlik, komitə, şirkət, konsern, birlik, idarə, təşkilat və müəssisələrdə MEK (EK) işlərini tənzimləmək və onlara nəzarət etmək üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında Ekspert-Yoxlama Komissiyaları (EYK) yaradılır.[29]

6. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbələrinin müəyyən edilməsi, onlardakı sənədlərin tərkib və dəyərinin ekspertizası və dövlət mühafizəsinə qəbul üçün seçilməsi, habelə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının EYK-nın fəaliyyətinə metodiki rəhbərlik və nəzarət işini Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsində (bundan sonra - Milli Arxiv İdarəsi) yaradılmış, arxiv işçiləri və müvafiq sahə mütəxəssislərindən ibarət daimi fəaliyyət göstərən Mərkəzi Ekspert-Yoxlama Komissiyası həyata keçirir.[30]

7. MEK və EK arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi məsələlərinə baxarkən Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən təsdiq edilmiş dövlət orqanlarının və qurumlarının, bələdiyyə orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan arxiv sənədlərinin saxlanılma müddəti göstərilməklə nümunəvi siyahısına və ya Milli Arxiv İdarəsi ilə razılaşdırılmaqla onların özləri tərəfindən təsdiq edilmiş sahə siyahısına əsaslanırlar.[31]

8. İdarə, təşkilat və müəssisələrin struktur hissələri kargüzarlıq sahəsində qurtarmış işləri idarə arxivlərinə təhvil verir. İdarə arxivlərində daimi mühafizə edilmək üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına verilməli olan və idarə arxivində mühafizə ediləcək işçi heyətə aid olan işlərin ayrı-ayrılıqda siyahısı tutulur. Əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlər məhv edilmək üçün ayrılır, bu zaman onlar haqqında “İdarə arxivlərinin əsas iş qaydaları”nda müəyyən edilmiş forma üzrə akt tərkib olunur.[32]

9. MEK (EK) idarənin daimi mühafizə edilmək üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına veriləcək işlərinin siyahısını və işçi heyətə aid idarənin arxivlərində daimi mühafizə ediləcək işlərin siyahısını hər il nəzərdən keçirir və həmin siyahıları arxiv sənədləri mühafizə ediləcək dövlət arxivinin EYK-ya təqdim etmək haqqında qərar çıxarır. MEK (EK)-in qərarı idarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir.[33]

10. İdarə arxivləri daimi mühafizə üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına verilməli olan işlərin siyahısını iki nüsxədə təsdiq üçün onları qəbul edəcək dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına göndərir. Təsdiq edildikdən sonra həmin siyahıların bir nüsxəsi nəzarət üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatında saxlanılır, ikinci nüsxəsi isə idarənin arxivinə qaytarılır. Dövlət arxiv xidməti təşkilatına daimi mühafizə ediləcək işlərin siyahısı ilə yanaşı, nəzarət üçün işçi heyətə aid işlərin siyahısı və əməli əhəmiyyətini itirmiş arxiv sənədlərinin saxlanılma müddətləri də göstərilməklə, məhv edilmək üçün bu Qaydanın 8-ci hissəsində göstərilən forma üzrə tərtib olunmuş ayırma aktları da təqdim edilir.[34]

11. Əməli əhəmiyyətini itirmiş arxiv sənədləri məhv etmək haqqında aktları idarənin MEK (EK) komissiyasının sədri və üzvləri imzalayır və idarə rəhbəri tərəfindən təsdiq olunur. Akt müvafiq dövlət arxiv xidməti təşkilatı tərəfindən təsdiq edildikdən sonra aktda göstərilən sənəd və işlər məhv edilə və ya təkrar xammal emalı müəssisələrinə verilə bilər.[35]

12. İdarə arxivlərindən daimi mühafizə üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına veriləcək işlər “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 10-cu maddəsində göstərilən müvəqqəti mühafizə müddəti başa çatdıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2023-cü il 24 may tarixli 163 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Arxiv fondu sənədlərinin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi qaydası”na uyğun olaraq daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməlidir.

Dövlət orqanı (qurumu) ləğv edildikdə və onun hüquqi varisi olmadıqda, həmin dövlət orqanının (qurumunun) arxiv fondları “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə müəyyən edilmiş qaydada dövlət arxiv fonduna təhvil verilir.[36]

13. Elmi-əməli dəyəri olmayan arxiv sənədlərin Milli arxiv fondunun tərkibindən çıxarılması və məhv edilməsi işi bilavasitə idarənin kargüzarlığında və idarə arxivlərində aparılır. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına isə elmi-ədəbi cəhətdən daimi mühafizə edilməli olan işlər qəbul edilir. İdarələrdən arxiv sənədləri dövlət arxivinə həmin dövlət arxivinin ekspert-yoxlama komissiyasının təsdiq etdiyi siyahılar üzrə qəbul olunur. Arxiv sənədlərinin dövlət arxiv xidməti təşkilatına qəbulu iki nüsxədə tərtib olunan təhvil-qəbul aktı ilə rəsmiləşdirilir.[37]

14. Dövlət arxivlərində arxiv sənədlərin ekspertizası nadir hallarda, dəyəri olmayan, dublet, ümumiləşdirilmiş arxiv sənədləri çox olduqda fondda (fondlarda) aparılır. Dövlət arxivlərində ekspertiza bir qayda olaraq kompleks şəkildə, yəni bir sistemin yuxarı və tabe təşkilatlarının fonları üzrə onların fəaliyyətinin müəyyən bir dövrü üzrə aparılır.

Dövlət arxivlərində arxiv fondlarındakı işlər yenidən siyahıya alınarkən və ya onların siyahıları yenidən işlənərkən dublet arxiv sənədləri hesabına da ekspertiza keçirilə bilər.

Dövlət arxivlərində arxiv sənədi zədələndikdə (yanğın, təbii fəlakət və s. nəticəsində) və onun bərpası qeyri-mümkün olduqda, məhv etmək üçün ayrıla bilər. Bu cür arxiv sənədləri “Saxlanılması mümkün olmayan, yaxud dəyərsiz arxiv sənədləri məhv etmək üçün ayırma aktı” ilə rəsmiləşdirilir, baxılmaq və təsdiq edilmək üçün Milli Arxiv İdarəsinin Mərkəzi Ekspert-Yoxlama Komissiyasına göndərilir. Həmin aktlar MEYK tərəfindən təsdiq edildikdən sonra orada göstərilən işlər və arxiv sənədləri məhv edilə bilər.[38]

15. Arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi qaydalarının pozulması Azərbaycan Respublikasının İnzibati Xətalar Məcəlləsi ilə müəyyən edilmiş inzibati məsuliyyətə səbəb olur.[39]

Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə TƏİQ EDİLMİŞDİR

Azərbaycan Respublikasının Qanunvericilik toplusu.-2000.- 31 mart, № 3.- S. 1168-1170.