Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və ondan istifadə Qaydaları haqqında

ƏSASNAMƏ

1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu Əsasnamə “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cu il 27 iyul tarixli 168 nömrəli Fərmanının birinci bəndinə uyğun olaraq hazırlanmışdır.

1.2. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və ondan istifadə qaydaları bu Əsasnamə ilə müəyyən edilir.

2. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi

2.1. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi dedikdə, onun müntəzəm surətdə ictimai-siyasi, iqtisadi, elmi, sosial-mədəni və ya tarixi əhəmiyyəti olan arxiv sənədləri ilə tamamlanması nəzərdə tutulur.[3]

2.2. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsinin elmi əsaslarını sənədlərin təsnifat prinsiplərinin, onların komplektləşdirmə mənbələrinin və ekspertizasının kriteriyə və prinsiplərinin müəyyənləşdirilməsi təşkil edir.

2.3. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsinə rəhbərlik və nəzarət bilavasitə Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi (bundan sonra - Milli Arxiv İdarəsi) tərəfindən həyata keçirilir.[4]

2.4. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi işinə aşağıdakı proseslər daxildir:

- mənbələrin müəyyən edilməsi;

- daimi mühafizə ediləcək arxiv sənədlərin tərkibinin öyrənilməsi;[5]

- arxiv sənədlərin daimi mühafizə üçün dövlət və qeyri-dövlət arxivləri arasında bölüşdürülməsi.

2.5. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi mənbələri ictimai-siyasi, iqtisadi, elmi, sosial-mədəni, yaxud tarixi əhəmiyyəti olan arxiv sənədlərin yarandığı dövlət və qeyri-dövlət idarə, təşkilat, müəssisələri və ayrı-ayrı şəxslərdir.

2.6. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi mənbələri müəyyənləşdirilərkən aşağıdakı əsas meyarlar nəzərə alınmalıdır:

- sənədlərin ali hakimiyyət və idarəçilik sistemində, habelə sahə idarəçilik sistemində yeri və əhəmiyyəti;

- idarənin fəaliyyətinin yuxarı idarə orqanları sənədlərində əks olunması dərəcəsi;

- sənədlərin dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının profilinə uyğunluğu.[6]

Sənədlərinin Milli arxiv fonduna daxil edilməsi məqsədəuyğun sayılan şəxslər ilk növbədə elm, mədəniyyət və ictimai həyatın müxtəlif sahələrinin inkişafındakı rolu və tarixi əhəmiyyəti nəzərə alınmaqla müəyyən edilir.

2.7. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının komplektləşdirilməsi mənbəyi sayılan idarələrin (şəxslərin) siyahılarına müvafiq olaraq həyata keçirilir.

Komplektləşdirmə mənbələrinin siyahıları dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən hazırlanır və Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən baxılaraq təsdiq olunur.[7]

2.8. Milli arxiv fondunun sənədləri bir dövlət arxiv xidməti təşkilatından digər dövlət arxiv xidməti təşkilatına yalnız Milli Arxiv İdarəsinin razılığı ilə verilə bilər.[8]

2.9. Muzeylərin və kitabxanaların, dini icmaların və ictimai təşkilatların arxivlərinin Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsinin sənədləri ilə komplektləşdirilməsi qadağandır.

2.10. İdarə, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyəti nəticəsində yaranan və Milli arxiv fonduna daxil olan arxiv sənədləri “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 10-cu maddəsində göstərilən müddətlər başa çatdıqdan sonra daimi mühafizə üçün Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2023-cü il 24 may tarixli 163 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Arxiv fondu sənədlərinin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi qaydası”na uyğun olaraq müvafiq dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına təhvil verilir.[9]

2.11. Azərbaycan Respublikası prokurorluq orqanlarının, habelə Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin, Azərbaycan Respublikası Daxili İşlər Nazirliyinin, Azərbaycan Respublikası Xarici İşlər Nazirliyinin, Azərbaycan Respublikası Müdafiə Nazirliyinin, Azərbaycan Respublikası Fövqəladə Hallar Nazirliyinin, Azərbaycan Respublikası Dövlət Sərhəd Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Dövlət Təhlükəsizliyi Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Xarici Kəşfiyyat Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Səfərbərlik və Hərbi Xidmətə Çağırış üzrə Dövlət Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Dövlət Miqrasiya Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Təhlükəsizlik Xidmətinin, Azərbaycan Respublikası Xüsusi Rabitə və İnformasiya Təhlükəsizliyi Dövlət Xidmətinin və Azərbaycan Respublikası Strateji Obyektlərin Mühafizəsi Dövlət Agentliyinin arxiv fondlarının daimi mühafizəsi həmin orqanların özləri tərəfindən həyata keçirilir.

Geodeziya və xəritəçəkmə, geologiya və mineral ehtiyatlar, ekologiya və təbiətdən istifadəyə nəzarət, standartlaşdırma, metrologiya və hidrometeorologiya üzrə dövlət orqanlarının, Azərbaycan Respublikası Elm və Təhsil Nazirliyinin elmi müəssisə və təşkilatlarının və Azərbaycan Milli Elmlər Akademiyasının arxiv sənədləri Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin icazəsi ilə həmin təşkilatlarda daimi mühafizə olunur. Həmin təşkilatlar Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2023-cü il 14 fevral tarixli 47 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi Forması”na uyğun olaraq, arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə Milli Arxiv İdarəsinə hər il üçün növbəti il yanvar ayının 25-dək məlumat verməlidirlər. Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi formasının və müddətinin pozulması Azərbaycan Respublikasının İnzibati Xətalar Məcəlləsi ilə müəyyən edilmiş inzibati məsuliyyətə səbəb olur.[10]

2.12. Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsi şəxsi mənşəli arxiv sənədləri ilə bağışlama və ya vəsiyyətlə təmənnasız, yaxud satınalma yolu ilə, habelə arxiv sənədinin sahibinin olmaması, yaxud baxımsız qalmasını təsdiq edən məhkəmə və ya notarial orqanların qərarları əsasında əldə olunan arxiv sənədləri ilə komplektləşdirilə bilər.[11]

3. Milli arxiv fondunun mühafizəsi

3.1. Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsini təmin etmək üçün aşağıdakı tədbirlər kompleksi həyata keçirilməlidir:

- arxiv sənədlərin mühafizəsi üçün optimal şərait yaratmaq;

- arxiv sənədləri mühafizəxanalarda yerləşdirmək və onlar üçün topoqrafik göstəricilər hazırlamaq;

- işlərin mühafizəxanalardan verilməsi qaydalarına ciddi əməl etmək;

- işlərin mövcudluğu və fiziki vəziyyətlərini yoxlamaq;

- xüsusi qiymətli arxiv sənədləri üçün sığorta və istifadə fondu yaratmaq;

- arxiv sənədlərin fiziki-kimyəvi və bioloji mühafizəsini təmin etmək.

3.2. Arxiv sənədlərinin mühafizəsi üçün optimal şərait yaratmaq məqsədi ilə:[12]

- yeni arxiv binaları tikmək, yaxud köhnə binaları yenidən qurmaq və təmir etmək;

- arxiv sənədləri mühafizə edilən mühafizəxanaları yanğından mühafizə vasitələri və yanğın əleyhinə siqnalizasiya sistemləri ilə təchiz etmək;

- mühafizəxanalarda optimal temperatur (rütubət), sanitar-gigiyena rejimi yaradan texniki vasitələrdən istifadə etmək;

- arxiv sənədlərin mühafizə edilməsi üçün xüsusi vasitələrdən (qəfəslərdən, rəflərdən, seyflərdən, qutulardan, qovluqlardan və s.) istifadə etmək.

3.3. Milli arxiv fondu üçün xüsusi binalar tikilməlidir və ya başqa binalar arxiv üçün uyğunlaşdırılmalıdır. Bu zaman arxiv sənədlərin qəbulu və mühafizəsi, elmi məlumat aparatı və qeydiyyat sənədlərinin yerləşdirilməsi, arxiv sənədlərin mikro və foto surətlərinin çıxarılması, bərpası, cildlənməsi, çoxaldılması üçün laboratoriya, işçilər üçün otaqlar, arxiv sənədlərdən istifadə üçün oxu zalı, sərgi zalları və s. nəzərdə tutulmalıdır.[13]

3.4. Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq, Milli arxiv fonduna daxil olan sənədlər, onların mühafizəsini, üzərində nəzarəti təmin etmək və miqdarı haqqında lazımi məlumat almaq məqsədi ilə onlar Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən dövlət qeydiyyatına götürülürlər.[14]

4. Milli arxiv fondundan istifadə

4.1. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə edilən Milli arxiv fondu sənədlərindən ictimai-siyasi, iqtisadi, elmi, sosial-mədəni məqsədlər, habelə vətəndaşların hüquqi və qanuni mənafelərini təmin etmək üçün istifadə edilir.[15]

4.2. Azərbaycan Respublikasında bütün hüquqi və fiziki şəxslər dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə edilən Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsindən istifadə etmək hüququna malikdirlər. Mühafizə müddətindən asılı olmayaraq, dövlət arxivlərində saxlanılan sənədlərdən istifadə qaydaları Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti və ya onun tapşırığı ilə Baş Arxiv İdarəsi tərəfindən müəyyən olunur.[16]

4.3. Dövlət arxivlərində mühafizə olunan Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsinin sənədlərindən istifadənin təşkili işinin forma və metodları Baş Arxiv İdarəsi tərəfindən müəyyən edilir.[17]

Milli arxiv fondunun qeyri-dövlət hissəsinin sənədlərindən mövcud qanunvericiliyin pozulmaması şərti ilə onların mülkiyyətçilərinin müəyyən etdiyi qaydalarla istifadə olunur.

4.4. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları onlarda mühafizə edilən arxiv sənədləri əsasında idarə, təşkilat və müəssisələrə arxiv sənədlərin surətini və ya arxiv sənədlərdən çıxarışları, vətəndaşlara isə onların hüquqi və qanuni mənafelərini təmin edəcək sosial-hüquqi xarakterli məlumat daşıyıcısı olan arxiv arayışı, yaxud arxiv sənədlərdən çıxarışları verir.[18]

4.5. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları onlarda mühafizə edilən arxiv sənədləri əsasında hüquqi və fiziki şəxslərin sorğularına cavab verir, sərgilər təşkil edir, media subyektləri üçün materiallar hazırlayır, arxiv sənədləri və sənəd kolleksiyaları əsasında sənəd külliyyatları hazırlayaraq nəşr etdirir və arxiv sənədlərdən istifadə sahəsində digər tədbirləri həyata keçirir.[19]

4.6. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarından arxiv sənədləri yalnız müstəsna hallarda müvəqqəti istifadə üçün idarə, təşkilat və müəssisələrin yazılı sorğusu əsasında verilə bilər. Həmin işlərin qəbulu və geri qaytarılması müddəti mütləq müvafiq aktlarla rəsmiləşdirilir.[20]

Şəxsi arxiv sənədləri müvəqqəti istifadə üçün yalnız onların sahibinin yaxud varislərinin icazəsi ilə verilə bilər.

4.7. Vətəndaşların şəxsi və ailə həyatı haqqında informasiya daşıyıcıları olan arxiv sənədlərinin istifadə edilməsinə, qanunvericilikdə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, həmin sənədlərin yaranmasından 75 il sonra və ya şəxsin vəfatından 30 il sonra və ya ölüm faktı müəyyənləşdirilməyibsə, həmin şəxsin doğum tarixindən 110 il sonra icazə verilir. Bu müddətdən tez həmin sənədlərdən istifadəyə yalnız qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş hallarda icazə verilir. [21]

Tərkibində dövlət sirri olan arxiv sənədlərindən istifadəyə, onların məxfiləşdirildiyi gündən məxfi məlumatlar üçün 10 ildən, tam məxfi məlumatlar üçün 20 ildən, xüsusi əhəmiyyətli məlumatlar üçün 30 ildən, məxfilik dərəcəsindən asılı olmayaraq şəxsin kəşfiyyat, əks-kəşfiyyat, əməliyyat-axtarış fəaliyyətini həyata keçirən orqanların əməkdaşı olmasını və ya bu orqanlarla konfidensial əsaslarla əməkdaşlıq edən, yaxud əməkdaşlıq etmiş şəxslərin şəxsiyyətini müəyyən etməyə imkan verən məlumatlar üçün 75 ildən sonra icazə verilir. Həmin müddətlər Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Dövlət Sirrinin Mühafizəsi üzrə İdarələrarası Komissiyanın rəyi ilə uzadıla bilər.[22]

4.8. “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa müvafiq olaraq, hüquqi və fiziki şəxslər dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının oxu zallarında Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsinin sənədlərindən və onlara aid elmi məlumat aparatından istifadə edə bilərlər.[23]

Milli arxiv fondunun qeyri-dövlət hissəsinin sənədlərindən isə onların mülkiyyətçilərinin razılığı ilə istifadə edilə bilər.

4.9. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları sosial-hüquqi xarakterli sorğuların icrasından başqa vətəndaşların arxiv sənədləri əsasında sorğularını yerinə yetirməyə borclu deyildir. Arxivlər vətəndaşlara yalnız onları maraqlandıran məlumatların mühafizə edildiyi müvafiq arxiv fondlarının yerləri haqqında məlumat verir və arxiv sənədlərdən istifadə qaydaların izah edir.[24]

4.10. Arxiv sənədlərindən (siyasi, iqtisadi, elmi və sosial-mədəni məqsədlərlə) istifadə üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında oxu zalları fəaliyyət göstərir.

Tədqiqatçıların dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının oxu zallarında arxiv sənədlərdən və onlar üçün elmi məlumat aparatından istifadə qaydaları Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti təşkilatları oxu zallarının iş qaydaları ilə müəyyən olunur.[25]

4.11. Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə qaydalarının pozulması Azərbaycan Respublikasının İnzibati Xətalar Məcəlləsi ilə müəyyən edilmiş inzibati məsuliyyətə səbəb olur.[26]

Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə TƏSDİQ EDİLMİŞDİR

Azərbaycan Respublikasının Qanunvericilik toplusu.-2000.- 31 mart, № 3.- S. 1170-1174.